Выберите рубрику блога

Этикет деловой переписки: угодничество, вежливость или инструмент в работе?

Надо изучать этику - карикатураФрилансеры, занимающиеся веб-райтерством, знают, насколько важно правильно обратиться к заказчику. От умения выбрать верный тон, правильно подать информацию и сделать предложение о сотрудничестве зависит успех переговоров и, в конечном итоге, доход. А потому хочу сегодня обсудить с вами, какой должна быть деловая переписка.

Основные стандартные характеристики

Деловой стиль выделяют в языковедении как самостоятельный, а потому он имеет свои определенные характеристики, отличающие его от других. Формы делового стиля используются при составлении писем деловым партнерам, потенциальным и уже имеющимся заказчикам.

Основными признаками делового стиля являются:

  • лаконичность;Сдавайтесь - карикатура
  • довольно ограниченный набор используемых форм обращения – речевых клише;
  • эмоциональная нейтральность и точность;
  • акцент на конкретных преимуществах, выгодах, перспективах или недостатках того, о чем пишут.

Деловое послание не превышает 3-4 абзаца, каждый из которых несет свою смысловую нагрузку.

  1. Приветствие и обращение.
  2. Причина обращения.
  3. Деловое предложение.
  4. Реквизиты для обратной связи, уточнения информации и прощание.

Писать деловое письмо в некотором смысле проще, так как оно основывается на речевых клише – словосочетаниях, используемых в деловой переписке. Следующие стандартные формы начала предложения в деловой переписке можно встретить довольно часто:

По причине...

В связи с ...

Ввиду того, что...

Учитывая, что...

При данных обстоятельствах...

Согласно предоставленной информации...

Для согласования...

Ставим Вас в известность...

В ответ на Ваш вопрос...

С целью ознакомления...

Прошу рассмотреть предложение...

Прошу уточнить информацию...

Будем благодарны Вам, если...

Лингвисты, занимающиеся стилистикой, выделяют ряд глаголов, которые чаще других используют в деловой переписке:

  • Формы этикета: благодарим, желаем успехов, приносим извинения, выражаем надежду.
  • Предоставление информации: сообщаем, ставим в известность, уведомляем, объявляем.
  • Обещание: обязуемся, гарантируем, заверяем.
  • Для напоминания, подтверждения, предложения используются эти же глагольные формы: напоминаем, подтверждаем, предлагаем.Молодоженыв ЗАГСе

Используя эти клише и глаголы, можно написать деловое письмо на любую тему.

Как сделать обращение особым и привлекательным?

Деловую переписку желательно вести в деловом стиле. Но, как видно, правила деловой переписки достаточно ограничены в формах самовыражения. Так что возникает закономерный вопрос: как, не нарушая правил деловой переписки, добиться того, чтобы письмо отличалось от множества других?

Первое и главное правило: обращение должно иметь место!

И теперь мы переходим на знакомую всем веб-райтерам тему: деловое предложение по работе.

Человек, который сразу начинает работать самостоятельно, быстро понимает ценность личного обращения к возможному клиенту. Совсем другая ситуация у райтеров компаний или на бирже. Многие считают, что заявку заполнять не нужно: заказчик ищет исполнителя, исполнитель ищет заказчика – головоломка сложилась, чего еще?

Не единожды встречал такие вот доводы:

«Зачем лебезить перед заказчиком? Я подаю заявку, значит, очевидно, что я прочитал ТЗ»

Иногда удивляет, сколько людей не имеют понятия о деловом этикете.

Может быть им это и очевидно – а заказчикам? На практике можно увидеть, что райтеры с таким отношением вынуждены кидать больше заявок и получать больше отказов. Почему бы, если все устроено так, как им кажется?

Заказчик относится к своему заказу так же трепетно, как и райтер к предложению о сотрудничестве. Вряд ли найдутся заказчики, которым наплевать на качество текста. Поэтому, получая заявки от желающих выполнить заказ они хотят, чтобы будущий исполнитель:

  • внимательно прочитал ТЗ;
  • готов ему следовать;
  • имел соответствующий работе опыт;
  • необязательно, но желательно: позитивный настрой.

В итоге тот исполнитель, который не поленится указать это в своей заявке, получает неслабую фору перед гордыми любителями излишне лаконичных отношений.

Является ли такое обращение униженной просьбой заказа? Только в том случае, если не соблюдается деловой стиль переписки. Во всем остальном это обычное деловое общение на равных.

Второе правило: послание должно содержать привлекательное предложение.

Привлекательное предложение – те «плюшки», которые получит заказчик от сотрудничества с вами: повышение продаж, посещаемости, выход статей в ТОП поисковиков, а также многое другое.

В чистом виде это правило больше актуально для тех, кто делает предложение первым, а не в ответ на запрос. То есть, для свободных копирайтеров, которые ищут своих клиентов самостоятельно.

Если вы делаете предложение первым, то главная задача: убедить кого-то в том, что ему нужны ваши услуги. Например, вы нашли сайт, где писал статьи явно плохо знающий язык иностранец. На ваш взгляд, тут очевидно нужны услуги веб-райтера, но владелец сайта почему-то об этом не подумал. И это нам на руку. Но чтобы донести мысль, что ему нужно доработать сайт, в  обращении необходимо убедительно показать выгоды от того, что его тексты будут написаны хорошим языком.

И сделать это нужно при помощи лаконичного и неэмоционального делового письма-предложения.

Даже без художественных описаний или эмоциональных воззваний можно донести до человека выгодное для него предложение. Главное – обратить внимание человека на то, какие преимущества он получит, если будет сотрудничать с вами, и писать желательно о реальных вещах. Например, повышение продаж и посещений сайта. Привлекательность предложения повышается, если при его составлении используется правило «3-х обращений» или по-простому: 3 «вы» — 1 «мы/я».

Хотя и на бирже, когда вы подаете заявку на какой-то заказ и представляете в ней убедительные доказательства своей компетентности. Заказчик ищет опытного копирайтера – вы преподносите себя на блюдечке.

Иногда читал в рекомендациях для новичков, что можно продемонстрировать свою готовность к работе кратким изложением плана статьи, уточняющими вопросами и другими проявлениями энтузиазма. Это может сработать, но лично я считаю, что это не нужно делать, если заказчик не оговорил этого, как условие, в своем заказе. В противном случае вы можете подать идею, человек ею воспользуется – бесплатно же и добровольно выложили, но выберет все равно другого. А вы зря потратите время и усилия.

Это касается и делового предложения. Не следует расписывать в первом же письме, как именно вы собираетесь достигать того, что обещаете потенциальному клиенту – даже если у вас уже есть план. Приберегите его для второго письма.

Третье правило: предоставляйте доказательства вашей компетентности

К этому моменту вы уже знаете, как писать письмо и заявку в деловом стиле и почему это важно. Однако далеко не всегда заказчики готовы верить на слово. Чтобы ваши заслуги выглядели убедительно, лучше  иметь этому подтверждение: портфолио, работы по данной тематике в статистике – они убедительно продемонстрируют правдивость ваших утверждений в заявке.

Потому с самых первых дней работы начинайте собирать портфолио. Не нужно туда собирать все свои статьи – особенно, если они на одну и ту же тему. Но по одной-две статьи на каждую тематику, в которой вы работали, обязательно соберите. Думаю, не нужно говорить, что это должны быть качественные работы?

На бирже иногда с этим бывает трудновато: некоторые заказчики, которые на самом деле являются контент-менеджерами сайтов, не заинтересованы в том, чтобы кто-то узнал, откуда они берут статьи. Иногда бывает и так, что заказчик не хочет, чтобы статья в вашем портфолио засветилась в поисковиках. На биржах с этим проще – там дается ссылка на сайт, где опубликована ваша работа. Если же у вас есть свой сайт-портфолио, тогда для него придется написать статьи специально. Но портфолио – это ваша визитная карточка, потому обязательно собирайте его.

Четвертое правило: деловая культура

Вступая в деловые отношения, следует знать, что никакие правильно подобранные слова не спасут от проблем, если в то же время не соблюдать деловую этику. Если пробежаться по самым доступным нам мнениям заказчиков – отзывам у райтеров на страничках – то видно, что основные причины конфликтных ситуаций лежат в непонимании, что такое деловые отношения. Итак, к деловой культуре относятся следующее:

соблюдение взятых на себя обязательств;

  • уважение собеседника;
  • обязательность;
  • уважение чужого времени;
  • корректное отношение к полученной информации.

Знание правил делового этикета не только помогает найти заказчиков. Точно так же с их помощью можно разрулить недоразумения. Мы все люди, бывает что и вправду своевременному и точному выполнению условий заказа мешают объективные и непреодолимые в нужный момент причины: болезнь, несчастный случай, неполадки с интернетом. Если не игнорировать правила делового общения и сообщить о причине проблемы, то можно сохранить нормальные отношения с заказчиком. Или хотя бы не нарваться из-за собственного гонора на понижение рейтинга.

Соблюдая нормы делового общения вы со своей стороны вправе требовать того же и от заказчиков – в корректной форме, само собой разумеется. В этом случае нам тоже придут на помощь нормы делового стиля.

Отказ от сотрудничества, причины, почему вы не можете выполнить противоречащие друг другу требования заказчика, объяснение, что лучше в статье сделать акцент на том или другом – все это легко сообщить другой стороне корректно и без лишних эмоций, оценок и критики. Как правило, вежливый и деловой тон сообщений помогает решить спорный вопрос к взаимному удовлетворению.

Почему? Потому что таким образом, вы не ущемляете самолюбие другого человека. Как правило, именно эмоции превращают деловое общение в выяснение отношений, в котором страдают обе стороны. Можно, конечно, получить сиюминутное удовлетворение от того, что вы не смолчали, а ответили обидчику и высказали ему все, что думаете. Но урон деловой репутации это не компенсирует, она будет оставаться с вами намного дольше, чем неудачные деловые отношения. Стоит ли оно того?

Хотелось бы прочитать ваше мнение на этот вопрос.

До связи!

Методика «Наш Ребенок Билингва», чтобы увеличить словарный запас ребенка на 700 английских слов уже через 30 занятий

  • Развитие речи и улучшение дикции
  • Увлекательные задания
  • Всестороннее развитие

УЗНАТЬ БОЛЬШЕ

Этикет деловой переписки: угодничество, вежливость или инструмент в работе?
5 (100%) 1 vote

Комментариев: 1

  1. eun

    В деловой переписке очень эффективна краткость, как в твиттере — не более 140 символов... Остальное во вложении к письму.

    Ответить

Оставить комментарий

=) 8) :( ;( ;) :P :-D =-O :-! *IN LOVE* %) *CRAZY* *LOL* ]:-> *MACHO* *EEK*